Apoyo Administrativo para la Unidad de Gestión de Investigación
Apoyar la gestión administrativa, financiera, presupuestal y estratégica de la UGI de la facultad de minas.
Descripción +
Asesorar a los docentes en la presentación, ejecución y liquidación de proyectos de investigación.
Revisar las propuestas de creación y liquidación de proyectos de investigación y extensión para presentar ante el comité de investigación y extensión y el consejo de Facultad.
Elaborar resoluciones de creación de proyectos de investigación y extensión y las fichas administrativas en el sistema QUIPU.
Realizar control y seguimiento a la ejecución de los proyectos de investigación, proyectos de soporte institucional y áreas genéricas.
Realizar las resoluciones de modificaciones presupuestales de UGI.
Realizar el trámite y seguimiento contractual para el personal de apoyo de la Vicedecanatura de Investigación y Extensión.
Realizar el registro presupuestal de las ordenes contractuales de prestación de servicios asociados a la UGI.
Revisar y/o realizar los informes de ejecución y rendimientos financieros de los proyectos de investigación ante las entidades aportantes.
Realizar los trámites administrativos de acuerdo con la normatividad vigente de la Universidad.
Realizar los informes administrativos y financieros requeridos que apoyen la gestión de la Facultad.
Apoyar el seguimiento a la ejecución presupuestal de la Facultad de Minas.
Realizar los documentos asociados a la liquidación de proyectos.
Descripción +
Apoyar la consulta y búsqueda de la documentación requerida en la unidad de gestión administrativa para la presentación de informes y/o dar respuesta a las diferentes entidades externas o entes de control.
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Asesoría del Área Financiera y Presupuestal
Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal de la Facultad.
Descripción +
Asesorar a los docentes en la presentación, ejecución y liquidación de proyectos.
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Realizar el presupuesto para los proyectos de posgrados del área curricular y presentar ante el consejo de Facultad.
Realizar la resolución de creación de los proyectos de postgrados y la ficha administrativa en el sistema QUIPU.
Asesorar a los directores de áreas curriculares en la ejecución de los proyectos de posgrado.
Descripción +
Coordinar el trámite de movilidad de docentes y visitantes externos que realizan actividaddes académico-administrativas para los posgrados.
Realizar control y seguimiento a la ejecución de los proyectos de investigación, proyectos de soporte institucional y áreas genéricas.
Realizar resoluciones de modificaciones presupuestales de la Facultad.
Descripción +
Realizar la propuesta de liquidación de los proyectos de posgrado y presentar ante el consejo de Facultad.
Realizar los documentos asociados a la liquidación de proyectos de posgrados.
Apoyar la planeación y organización de las capacitaciones requeridas de los procesos administrativos y financieros en la Facultad.
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Realizar el registro presupuestal de las órdenes contractuales de servicio.
Coordinar y apoyar la gestión del equipo de trabajo de la unidad administrativa de la Facultad de Minas.
Realizar los trámites administrativos de acuerdo con la normatividad vigente de la Universidad.
Elaborar informes administrativos y financieros que apoyen la gestión de la Facultad.
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Cierre Contractual
Llevar control de las ordenes de servicio de las empresas 3015 y 3065.
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Realizar la impresión de ordenes de servicio.
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Realizar la notificación y recolección de firmas de las ordenes de servicio.
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Recepcionar y revisar los documentos de liquidación de los ordenes de servicio.
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Contratación Estatal en Procesos de Bienes y Suministros
Asesorar y realizar seguimiento al proceso contractual de bienes y suministros de la facultad de minas,(solicitud de orden contractual,adiciones, solicitud pólizas, actas de liquidaciones y levantar saldos).
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Coordinar las negociaciones globales para la compra de equipos y suministros de la facultad.
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Realizar el registro presupuestal de las ordenes de compra de prestación la facultad.
Realizar seguimiento y elaborar mensualmente inventario de publicaciones de la facultad de minas.
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Apoyar las actividades relacionadas con el sistema de gestión de calidad de la Universidad.
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Asesorar y hacer seguimiento al trámite de importaciones de bienes y servicios en la facultad.
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Apoyar a la administración en la planeación y organización de las capacitaciones requeridas en los procesos administrativos y financieros en la Facultad.
Preparar, elaborar y presentar informes de apoyo a la gestión de la Facultad.
Facturación y Cartera
Revisar diariamente los ingresos recibidos en las cuentas bancarias de la facultad.
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Verificar y remisionar los ingresos a los diferentes proyectos y áreas de la facultad.
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Elaborar las facturas solicitadas por los proyectos y áreas de la facultad.
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Llevar un control de la facturación y cartera.
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Realizar gestión de cartera y elaborar informe.
Realizar resoluciones de devoluciones de ingreso y unidades de caja
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Verificar los ingresos de los contratos con entidades aportantes para el tramite de liquidación.
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Realizar el tramite de apertura y cierre de las cuentas bancarias de proyectos específicos.
Elaborar informes administrativos y financieros que apoyen la gestión de la facultad.
Organizar, clasificar y depurar los documentos generados en la unidad de gestión administrativa de la facultad de minas de acuerdo con las tablas de retención documental.
Apoyar la consulta y búsqueda de la documentación requerida en la unidad de gestión administrativa para la presentación de informes y/o dar respuesta a las diferentes entidades externas o entes de control.
Nombramientos de Estudiantes y Transferencias Internas
Apoyar los procesos de solicitud, elaboración y liquidación de transferencias internas.
Descripción +
Asesorar a docentes y contrastistas en los requisitos y documentos necesarios para los procesos contractuales.
Elaborar de los informes requeridos para gestión de la Facultad.
Apoyar el proceso de registro de las resoluciones de nombramientos estudiantes auxiliares de la Facultad de Minas.
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Ordenes Contractuales en la Unidad Administrativa
Apoyar la recepción, revisión y tramite las solicitudes de ordenes contractuales que llegan a tramite a la unidad de gestión administrativa.
Apoyar el control de las solicitudes y devoluciones de ordenes contractuales de las diferentes dependencias de la facultad.
Tramitar y elaborar las ordenes contractuales para el funcionamiento de la facultad.
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Asesorar a docentes y contratistas en los requisitos y documentos necesarios para los procesos contractuales.
Elaborar de los informes requeridos para gestión de la facultad.
Procesos de Movilidad
Asesorar a los docentes y estudiantes en los procesos relacionados con movilidad y gastos.
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Realizar las resoluciones por concepto de apoyos económicos, auxilios de viaje,viáticos y gastos de viaje y gastos que se otorgan al personal de la facultad.
Realizar seguimiento y control presupuestal al proyecto de movilidad de la facultad.
Realizar seguimiento y control al presupuesto otorgado para la realización de las prácticas docentes de la facultad.
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Apoyar el proceso de legalización de avances y movilidades otorgadas en la facultad.
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Elaborar los informes correspondientes al proceso de legalización.
Realizar los tramites correspondientes al proceso contractual de tiquetes aéreos.
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Llevar un control y seguimiento a la ejecución de las ordenes contractuales de tiquetes aéreos dela facultad.
Apoyar la logística asociada a las movilidades.
Elaborar los informes administrativos y financieros para apoyar la gestión de la facultad.
Revisión de las Constancias de Pago
Recibir constancias de cumplimiento, actas de liquidación de informes de contratistas.
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Revisar las constancias de cumplimiento de estudiante, personas naturales o jurídicas y los soportes correspondientes.
Enviar a la selección financiera de la sede las constancias de pago.
Llevar un control de recibido, envío y devoluciones de las constancias de cumplimiento.
Realizar actividades relacionadas con el proceso de cierre presupuestal de la vigencia.
Entregar y recibir documentos a la Decanatura generados por la unidad administrativa.
Revisión Documental de Ordenes Contractuales
Brindar asesoría en los requisitos de contratación aplicando la normatividad de la universidad.
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Recibir, revisar y tramitar solicitudes de ordenes contractuales.
Llevar control de las solicitudes atendidas y devoluciones de la facultad, atendiendo el manual de contratos de la Universidad Nacional de Colombia.
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Apoyar los procesos de liquidación de ordenes contractuales.
Tramitar y elaborar las ordenes contractuales para el funcionamiento de la facultad.
Apoyar la elaboración de informes solicitados.
Apoyar las actividades de la facultad para su normal funcionamiento.
Apoyar el manejo de las órdenes de servicio de la facultad.
